Alles was Sie über E-Rechnungen wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E Rechnung in Deutschland verpflichtend – zumindest für einige Unternehmen und Selbständige. Das klingt vielleicht erst einmal kompliziert, aber keine Sorge: In diesem Video erkläre ich dir ganz genau, was sich ändert, was E-Rechnungen überhaupt sind und wie du dich optimal auf die Änderung vorbereiten kannst. Ziel ist es, dass du stressfrei in das neue Jahr starten kannst – ganz ohne Angst vor teuren Fehlern oder gesetzlichen Problemen. Also bleib dran!

Was ist eine E-Rechnung eigentlich? Vielleicht denkst du jetzt: „E-Rechnung? Das mache ich doch schon – ich versende meine Rechnungen als PDF per E-Mail.“ So einfach ist es leider nicht. Was wir bislang als „elektronische Rechnung“ bezeichnen, erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine echte E-Rechnung. Ab 2025 müssen E-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und verschickt werden.
Zu diesen Formaten gehören z.B. ZUGFeRD oder die X-Rechnung. Diese Begriffe wirken erstmal kryptisch, aber sie bedeuten nur, dass alle wichtigen Rechnungsdaten – wie Datum, Betrag oder Steuer – in einem klar strukturierten Format gespeichert sind. Diese Formate ermöglichen, dass eine Software die Rechnungen automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann.

Warum diese Umstellung? Der Hauptgrund liegt in der Digitalisierung: Die EU und Deutschland möchten Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse effizienter gestalten. Langfristig sparst du dadurch Zeit und Nerven – auch wenn die Umstellung zunächst wie ein Aufwand wirkt.

Warum kommt die E-Rechnungspflicht? Die E-Rechnung ist Teil eines großen EU-weiten Projekts zur Digitalisierung und Standardisierung des Finanzwesens. Es geht darum, Fehler und Betrug bei der Umsatzsteuer zu reduzieren. Durch einheitliche Formate können Daten schnell und sicher übermittelt und verarbeitet werden. Gleichzeitig wird es für uns Unternehmer einfacher, Rechnungen automatisiert zu erstellen, zu versenden und zu archivieren. Also: weniger Papierkram, weniger Fehler und mehr Zeit fürs Wesentliche – zumindest in der Theorie.

Wer ist betroffen? Jetzt fragst du dich: Betrifft mich das überhaupt? Gute Frage! Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Die Pflicht zur E-Rechnung gilt zunächst nur für den B2B-Bereich, also für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Hier gilt die Pflicht zunächst nur für den Empfang von E-Rechnungen. Heißt, jedes Unternehmen, welches B2B Geschäfte macht, muss in der Lage sein, E Rechnungen zu empfangen.

Was genau Empfangen bedeutet und wie ihr das gewährleisten könnt, erkläre ich gleich. Zuerst, die Ausnahmen:

• Ausnahmen: Der B2C-Bereich (also Rechnungen an Privatpersonen), Tickets und kleine Rechnungen bis 250 Euro sind vorerst nicht betroffen.

Für das Schreiben und versenden von E Rechnungen gilt folgender Zeitplan:

1. Ab 2025: Einführung der Formate mit einer Übergangsfrist (§ 27 Abs. 38 UStG n. F. (gem. Vermittlungsergebnis v. 21.2.2024, zuvor Abs. 39) bis 2026.
2. Ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen die neuen Formate nutzen.
3. Ab 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen und Selbständigen, unabhängig vom Umsatz.
   Kurz gesagt: Selbst wenn du jetzt noch nicht betroffen bist, wirst du früher oder später umsteigen müssen. 4. Was musst du jetzt tun?

Es klingt vielleicht kompliziert, aber die gute Nachricht ist: Du musst das Rad nicht neu erfinden. Die meisten Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme arbeiten bereits an der Integration der neuen Formate. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Prüfe deine Software: Nutzt du schon ein digitales Buchhaltungssystem? Wenn nicht, wird es Zeit, sich mit Programmen wie lexoffice, sevDesk, clean-invoice oder ähnlichen Anbietern zu beschäftigen. Diese Programme sorgen dafür, dass deine Rechnungen automatisch im richtigen Format erstellt werden.
2. Automatisierung nutzen: Moderne Software lässt dich nicht nur E-Rechnungen erstellen, sondern hilft dir auch bei der Buchhaltung. Das bedeutet: weniger manueller Aufwand und mehr Zeit für dein Kerngeschäft.
3. Schulung: Falls du ein Team hast, solltest du sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit den neuen Prozessen vertraut sind. Viele Software-Anbieter bieten Webinare oder Tutorials an.
4. Testen: Auch wenn die Pflicht erst seit 2025 gilt, lohnt es sich, die neuen Formate zu testen. So vermeidest du Stress und Fehler im nachhinein.
5. Die größten Vorteile der E-Rechnung

Falls du dir jetzt denkst: „Das ist doch wieder nur neue Bürokratie“ – lass mich dir ein paar Vorteile nennen:

• Zeitersparnis: Automatische Verarbeitung spart dir Stunden bei der Verwaltung sowie Buchhaltung.
• Weniger Fehler: Durch die Standardisierung gibt es weniger Probleme bei der Umsatzsteuer.
• Nachhaltigkeit: Keine Papierstapel mehr, keine Aktenordner, kein Foto mit dem Handy – alles digital und umweltfreundlich.

Langfristig wird die E-Rechnung dein Leben als Selbständiger einfacher machen. Es ist nur wichtig, dass du den ersten Schritt machst und dich jetzt vorbereitest. Der Umstieg auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, die über die bloße Digitalisierung hinausgehen.

Zeitersparnis
Der schnelle Austausch und die automatische Verarbeitung sparen kostbare Zeit, reduzieren Fehler und verkürzen Zahlungszyklen.
Umweltaspekte
Der Verzicht auf Papier verbessert die Ökobilanz erheblich.
Kostenersparnis
Dank geringerer Bearbeitungs- und Materialkosten können Unternehmen signifikante Einsparungen erzielen. Zusammenfassung
Fassen wir zusammen: Ab 2025 wird die E-Rechnung für viele von uns Pflicht. Der Umstieg mag anfangs wie ein Aufwand wirken, bringt langfristig aber viele Vorteile. Wichtig ist, dass du dich jetzt vorbereitest, die richtige Software wählst und neue Prozesse testest.

Hintergrund - Was ist eine E-Rechnung ?

Definition und Zweck der Verpflichtung zur E Rechnung.

Elektronische Rechnungen, oft als E Rechnungen bezeichnet, sind digitale Dokumente, die einen klar strukturierten Datensatz liefern. Ziel ist es, den Zahlungsvorgang zu vereinfachen und zu beschleunigen. Während herkömmliche Papierrechnungen manuelle Bearbeitung erfordern, können E-Rechnungen automatisiert verarbeitet werden.

Ist eine PDF-Rechnung in einer E-Mail eine E-Rechnung?

Der grundlegende Unterschied zwischen E-Rechnungen und Papierrechnungen liegt in ihrer Verarbeitung. E-Rechnungen werden in einem XML-Format wie XRechnung erstellt, welches maschinell ausgelesen werden kann. Eine Einsatzvariante wie ZUGFeRD verbindet das Layout einer traditionellen Rechnung mit der praktischen Lesbarkeit der elektronischen Datensätze.

Nutzen einer E Rechnung - Sonstige Rechnung

Eine E Rechnung ist viel mehr als ein einfaches digitales Dokument oder eine PDF-Datei. Sie stellt in erster Linie ein strukturiertes, elektronisches Dokument dar. Dieses kann sowohl maschinen- als auch menschenlesbar sein. Im Gegensatz zu einer normalen PDF, als reine Bild- oder Textdatei, nutzt eine E-Rechnung Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate integrieren ihre Daten in einem XML-Code. Die XRechnung verzichtet auf grafische Elemente, was besonders der maschinellen Verarbeitung dient. Das macht sie zur bevorzugten und seit dem 1.1.2025 zur verpflichtenden Wahl für B2B-Transaktionen. Aufgrund ihrer Unlesbarkeit für den Menschen wurde das ZUGFeRD-Format entwickelt. Hier wird mit einer Kombination aus einer herkömmlichen PDF und einer eingebetteten XML-Datei gearbeitet. So bleibt die Rechnung sowohl visuell erfassbar als auch für IT-Systeme lesbar und verarbeitbar. Der Nutzen einer E-Rechnung geht über die digitalen Vorteile hinaus. Sie ermöglicht eine automatische Verarbeitung, wodurch Fehler reduziert und administrative Abläufe beschleunigt werden. Unternehmen profitieren von klar definierten Standards, die Zahlungszyklen verkürzen und die Transparenz erhöhen. Darüber hinaus erfüllt die E-Rechnung strikte gesetzliche Anforderungen. Sie muss dieselben Pflichtinformationen enthalten wie eine Papierrechnung, wie beispielsweise Namen, Adressen und Steuernummern. Neu ist die sogenannte Leitweg-ID, die eine exakte elektronische Adressierung erlaubt. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und der rechtlichen Verpflichtungen im B2B-Bereich ist die frühzeitige Auseinandersetzung mit der E-Rechnung für jedes Unternehmen unausweichlich. Vor allem öffentliche Auftraggeber werden auf eine E Rechnung bestehen. Dieser Schritt ist essenziell, um nicht nur die Effizienz zu steigern, sondern auch um in der digitalen Welt und rechtlich wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Anforderungen werden genauestens in der europäischen Norm EN 16931 definiert.

Rechtliche Vorgaben für Unternehmen

Die gesetzliche Grundlage für die Verwendung von E-Rechnungen variiert je nach Land und Einsatzbereich. Seit jeher sind bestimmte Angaben Pflicht, um den geltenden Vorschriften zur Steuer und Archivierung zu entsprechen.

Richtlinien und Inhalt der E-Rechnungen

In Deutschland bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU die Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen. Diese Richtlinie wurde durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) in nationales Recht umgesetzt. Für eine ausgestellte Rechnung sind bestimmte Pflichtangaben erforderlich. Diese Angaben sind gemäß § 14 UStG verpflichtend:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt und im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag.

Zudem müssen E-Rechnungen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Dies stellt die Unveränderbarkeit und Authentizität der Rechnungen sicher. Es ist wichtig zu beachten, dass für den Empfang von E-Rechnungen die Zustimmung des Empfängers erforderlich ist. Zudem müssen elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht, wie beispielsweise das XRechnung-Format. Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben kann zu steuerlichen Nachteilen und Bußgeldern führen. Daher ist es für Unternehmen essenziell, sich mit den rechtlichen Anforderungen vertraut zu machen und ihre Rechnungsprozesse entsprechend anzupassen.
Das BMF hat in einem FAQ die wichtigsten Fragen zur E Rechnung beantwortet.

Steuerliche Aspekte - Auch Vereine sind verpflichtet

Steuerlich sind E-Rechnungen gleichberechtigt zu betrachten. Dennoch schreiben die elektronischen Formate eine gesicherte Aufbewahrung für mindestens zehn Jahre vor. Dies soll die Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt sicherstellen. Die Vorschriften gelten natürlich genauso für Vereine und Verbände.

Ausstellung einer E-Rechnung - Tools

Bei der Auswahl des richtigen Tools zur Erstellung von E-Rechnungen haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, die jeweils unterschiedliche Vorteile bieten. Clean-Invoice.de ist eine großartige Option für Kleinunternehmer, Freelancer und Handwerker. Es bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die keine umfangreiche Schulung erfordert. Die einfache Bedienung und das klare Design machen es ideal für Anwender, die direkt loslegen möchten, ohne sich mit komplizierten Funktionen zu befassen. Es unterstützt die gängigen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, was die einfache und effiziente Rechnungsstellung ermöglicht. Lexware hingegen ist eine umfassendere Lösung, die sich besonders für Unternehmen eignet, die bereits eine etablierte Buchhaltungssoftware benötigen. Es stellt eine tiefere Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse zur Verfügung. Zusätzlich ermöglicht es eine automatisierte Erstellung, Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen. Mit einer Vielzahl an Funktionen wie der Finanzplanung und Berichterstattung ist es optimal für mittelständische Unternehmen. SevDesk, mit Sitz in Deutschland, stellt einen Mittelweg dar und ist bekannt für seine Flexibilität und Cloud-basierte Dienstleistungen. Es ist ideal für kleine bis mittlere Unternehmen, die eine mobile Lösung benötigen. SevDesk ermöglicht den Zugriff auf Rechnungsdaten von überall. Es unterstützt ebenfalls beide Rechnungsformate und bietet darüber hinaus weitere Funktionen wie Kundenverwaltung und Angebotsverfolgung. Alle drei Optionen unterstützen die Formate Standard XRechnung und ZUGFeRD, bieten jedoch unterschiedliche Funktionen je nach Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen.

Tipps zur erfolgreichen Umstellung

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Mit der richtigen Herangehensweise ist sie erfolgreich zu bewältigen. Hier sind einige Tipps, um den Übergang reibungslos zu gestalten:

• Schrittweise Implementierung: Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt in einem Bereich Ihres Unternehmens, um die Systeme zu testen und Erfahrungen zu sammeln. Setzen Sie realistische Meilensteine und erweitern Sie die Nutzung von E-Rechnungen schrittweise auf andere Bereiche. Für den Anfang wird der Aufwand etwas höher. Am besten lassen Sie Ihr altes System nebenher laufen.
• Mitarbeiter Schulen: Schulungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die neuen Prozesse verstehen und effizient nutzen können. Investieren Sie in praxisnahe Trainings. Bieten Sie als Geschäftsleitung regelmäßige Auffrischungskurse an. Halten Sie mit technologischen Updates Schritt.
• Softwareauswahl: Wählen Sie eine Software, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Ob Clean-Invoice.de, Lexware oder SevDesk, jede Plattform hat ihre eigenen Vorteile. Testen Sie verschiedene Optionen, um die richtige für Ihr Unternehmen zu finden.
• Prozesse dokumentieren: Dokumentieren Sie die neuen Arbeitsabläufe klar und übersichtlich. Dies hilft nicht nur bei der Schulung neuer Mitarbeiter, sondern auch bei der Prüfung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
• Kommunikation mit Partnern: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner rechtzeitig über den Wechsel zu E-Rechnungen und klären Sie, welche technischen Anforderungen sie möglicherweise erfüllen müssen.
• Sicherheitsmaßnahmen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sicher übertragen und archiviert werden. Überprüfen Sie regelmäßig die Ergebnisse und passen Sie diese bei Bedarf an aktuelle Standards an.
• Feedback-Schleifen einrichten: Holen Sie regelmäßig Feedback zur Entwicklung von Mitarbeitern und Partnern ein. So optimieren Sie Prozess kontinuierlich. Außerdem erkennen Sie auftretende Herausforderungen frühzeitig. Dies lässt Sie Fehler schnell beheben. Durch die gezielte Planung und Umsetzung dieser Schritte wird Ihr Unternehmen nicht nur die E-Rechnungspflicht effizient erfüllen. Sie profitieren von den zahlreichen Vorteilen, die mit der Digitalisierung des Rechnungswesens einhergehen.

E-Rechnungen und Buchhaltung

Auswirkungen auf die Buchführung

Die Integration von E-Rechnungen in bestehende Buchhaltungsprozesse verbessert die Effizienz und Genauigkeit. Sie bringt dabei zahlreiche Vorteile mit sich. Eine der bedeutendsten Veränderungen ist die Möglichkeit zur automatisierten Verbuchung. Diese Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Sie mindert das Risiko von Fehlern, die in einem traditionellen, manuellen Buchhaltungsprozess auftreten können. Durch die automatisierte Erfassung werden Rechnungen nicht nur schneller und effizienter bearbeitet. Es vereinfacht die Überwachung und Nachverfolgung von Zahlungseingängen. Dies führt zu einer verbesserten Liquiditätsplanung und mehr Klarheit in den Finanzberichten. Darüber hinaus ermöglicht die E-Rechnung eine reibungslose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme. Relevante Daten können direkt in die Software eingespeist werden. Dadurch wird der gesamte Buchhaltungsprozess optimiert. So wird nicht nur die Genauigkeit verbessert, sondern auch der Überblick über sämtliche Finanzdaten geschärft. Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung von Papierdokumenten. Dies ist nicht nur umweltfreundlich. Es erleichtert auch die Archivierung. Elektronische Rechnungen sind platzsparend. Sie können einfach und sicher über den geforderten Zeitraum archiviert werden. Insgesamt lässt sich sagen, dass der Einsatz von E-Rechnungen das Finanzmanagement eines Unternehmens modernisiert. Die Buchführung wird entsprechend den Anforderungen der digitalen Welt anpasst. Auf diese Weise wird nicht nur die Effizienz erhöht. Auch die Basis für eine korrekte und transparente Finanzverwaltung wird gelegt.

Fazit und Ausblick

E-Rechnungen repräsentieren die Zukunft der Buchhaltung und bieten zahlreiche Vorteile. Sowohl aus praktischer als auch aus umweltfreundlicher Sicht. Mit der fortschreitenden Digitalisierung werden E-Rechnungen weiter an Bedeutung gewinnen. Unternehmen, die den Wandel frühzeitig annehmen, sichern ihre Zukunft und schaffen die Basis für ein modernes Rechnungswesen. Bereits die Verabschiedung der Europäischen Richtlinie 2014 hat die E Rechnung für alle angedeutet. Nun folgt die Umsetzung.