Rechnung ohne Steuernummer schreiben: Kompletter Leitfaden 2025

Wie Rechnung schreiben wenn Steuernummer noch nicht da ?

Der Start in die Selbstständigkeit ist oft mit Herausforderungen verbunden. Eine der ersten Hürden: Du möchtest bereits Rechnungen stellen, aber das Finanzamt hat dir noch keine Steuernummer zugeteilt. Diese Situation betrifft jährlich tausende Existenzgründer in Deutschland und sorgt für Unsicherheit. Darf ich überhaupt eine Rechnung ohne Steuernummer ausstellen? Und wenn ja, wie mache ich das korrekt?

Rechnung ohne Steuernummer

In diesem umfassenden Leitfaden erfährst du:

Warum du auch ohne Steuernummer rechtskonforme Rechnungen ausstellen kannst
Welche gesetzlichen Grundlagen dabei zu beachten sind
Wie eine korrekte Rechnung ohne Steuernummer aussehen muss
Welche praktischen Alternativen und Lösungswege es gibt
Wie du den Prozess der Steuernummernvergabe beschleunigen kannst

Die rechtliche Situation: Darfst du eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?

Gesetzliche Grundlagen im Überblick

Die Ausstellung von Rechnungen in Deutschland wird primär durch das Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Besonders relevant ist hierbei der § 14 UStG, der die Pflichtangaben auf Rechnungen festlegt. Zu diesen gehört grundsätzlich auch die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).

Dennoch gibt es eine wichtige Ausnahme: Eine Rechnung kann auch ohne Steuernummer ausgestellt werden, solange alle anderen Pflichtangaben vorhanden sind und ein entsprechender Vermerk angebracht wird.

Unterschiedliche Anforderungen je nach Unternehmensform

Die konkreten Anforderungen können je nach deiner Situation variieren:

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG:

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus
Die Steuernummer ist dennoch eine Pflichtangabe
Ein Vermerk zur fehlenden Steuernummer ist erforderlich

Für regulär umsatzsteuerpflichtige Unternehmer:

Vollständige Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis sind notwendig
Die Steuernummer oder USt-IdNr. ist verpflichtend
Bei fehlender Steuernummer muss ein Hinweis auf spätere Nachreichung erfolgen

Für Freiberufler:

Auch Freiberufler benötigen eine Steuernummer auf ihren Rechnungen
Die Anforderungen unterscheiden sich nicht wesentlich von Gewerbetreibenden

Warum dauert die Vergabe der Steuernummer so lange?

Die Bearbeitungszeit für die Vergabe einer Steuernummer kann stark variieren und liegt typischerweise zwischen 2 und 8 Wochen. Mehrere Faktoren beeinflussen diese Dauer:

Regionale Unterschiede

Die Bearbeitungszeit kann je nach Bundesland und sogar zwischen einzelnen Finanzämtern erheblich schwanken:

In Ballungsgebieten wie Berlin, Hamburg oder München ist die Bearbeitungszeit oft länger
Ländliche Regionen können teilweise schnellere Bearbeitungszeiten aufweisen
Einige Bundesländer haben die Digitalisierung ihrer Finanzverwaltung weiter vorangetrieben als andere

Saisonale Faktoren

Bestimmte Zeiträume im Jahr können zu längeren Wartezeiten führen:

Zu Jahresbeginn (Januar bis März) sind die Finanzämter durch Jahresabschlüsse stark belastet
In Ferienzeiten kann reduzierte Personalbesetzung zu Verzögerungen führen
Im vierten Quartal steigt die Zahl der Gewerbeanmeldungen typischerweise an

Strukturelle Gründe für Verzögerungen

Personalmangel in vielen Finanzämtern
Komplexe Prüfverfahren zur Vermeidung von Steuerbetrug
Teilweise noch nicht vollständig digitalisierte Verwaltungsprozesse
Notwendige Abstimmung zwischen verschiedenen Behörden (z.B. Gewerbeamt und Finanzamt)

So beantragst du deine Steuernummer schnellstmöglich

Um den Prozess zur Erlangung deiner Steuernummer zu beschleunigen, solltest du folgende Schritte beachten:

Der richtige Weg zur Steuererfassung

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vollständig und korrekt ausfüllen
- Seit 2023 ist die elektronische Übermittlung über ELSTER Pflicht
- Alle Felder gewissenhaft und präzise ausfüllen
- Besonders auf die korrekte Klassifizierung deiner Tätigkeit achten
Vollständige Unterlagen einreichen
- Gewerbeanmeldung (bei Gewerbetreibenden)
- Gründungsvertrag (bei Gesellschaften)
- Weitere je nach Unternehmensform erforderliche Dokumente
Proaktive Nachfrage beim Finanzamt
- Nach etwa 3-4 Wochen kannst du höflich nach dem Bearbeitungsstatus fragen
- Die Nachfrage per E-Mail oder telefonisch kann den Prozess beschleunigen
- Bei der Kontaktaufnahme immer deine persönlichen Daten und das Gründungsdatum nennen

Beschleunigungstaktiken für dringende Fälle

Wenn du dringend eine Steuernummer benötigst, können diese Strategien helfen:

Persönlicher Termin beim Finanzamt vereinbaren
- Ein persönliches Gespräch kann in dringenden Fällen Wunder wirken
- Nimm alle relevanten Unterlagen mit
- Erkläre höflich deine Situation und die Dringlichkeit
USt-IdNr. als Alternative beantragen
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann oft schneller erlangt werden
- Beantragung online beim Bundeszentralamt für Steuern
- Kann vorübergehend anstelle der Steuernummer verwendet werden
Kontakt über Steuerberater
- Steuerberater haben oft direkte Ansprechpartner im Finanzamt
- Können den Prozess in dringenden Fällen beschleunigen
- Bieten zusätzliche Sicherheit bei der korrekten Antragsstellung

Die richtige Rechnung ohne Steuernummer erstellen

Pflichtangaben auf einer korrekten Rechnung

Eine rechtskonforme Rechnung muss auch ohne Steuernummer folgende Elemente enthalten:

Vollständige Angaben zum Rechnungssteller
- Name und vollständige Anschrift deines Unternehmens
- Kontaktdaten (Telefon, E-Mail etc.)
- Bei eingetragenen Kaufleuten: Handelsregisternummer und Registergericht
Eindeutige Rechnungskennzeichnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (z.B. 2025-001)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Bei Lieferungen: Liefer- oder Leistungsdatum
Präzise Leistungsbeschreibung
- Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen oder Waren
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der Dienstleistung
- Zeitraum der Leistungserbringung
Korrekte Preisangaben
- Nettobetrag je Position
- Bei Umsatzsteuerpflicht: Ausweis des Steuersatzes und Steuerbetrags
- Gesamtbetrag
Besonderer Vermerk zur fehlenden Steuernummer
- "Steuernummer wird nachgereicht" oder
- "Steuernummer beantragt, wird nach Erhalt mitgeteilt"
Bei Kleinunternehmern zusätzlich
- Hinweis gemäß § 19 UStG: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen."

Praktisches Beispiel: Musterrechnung ohne Steuernummer

Max Mustermann Webdesign & Entwicklung Musterstraße 1 12345 Musterstadt Tel.: 0123 456789 E-Mail: max@mustermann.de

RECHNUNG

Rechnungsnummer: 2025-001 Datum: 04.03.2025

An: Beispiel GmbH z.Hd. Frau Beispiel Beispielstraße 123 54321 Beispielstadt

Leistungsbeschreibung: Erstellung einer Unternehmenswebsite inkl. Responsive Design Leistungszeitraum: 01.02.2025 - 28.02.2025

Position | Menge | Einzelpreis | Gesamtpreis --------------------------------------------------------- Website-Grundgerüst | 1 | 800,00 € | 800,00 € Responsive Design | 1 | 400,00 € | 400,00 € Content-Eingabe | 5 | 100,00 € | 500,00 € --------------------------------------------------------- Zwischensumme | 1.700,00 € Umsatzsteuer 19% | 323,00 € --------------------------------------------------------- Gesamtbetrag | 2.023,00 €

Hinweis: Steuernummer wird nach Erhalt vom Finanzamt nachgereicht.

Zahlungsbedingungen: Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto:

Kontoinhaber: Max Mustermann IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90 BIC: EXAMPLEBANK Bank: Beispielbank

Vielen Dank für Ihren Auftrag!

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Bei der Rechnungsstellung ohne Steuernummer passieren häufig folgende Fehler:

Fehlender Hinweis auf die nachzureichende Steuernummer → Immer den Vermerk "Steuernummer wird nachgereicht" einfügen
Verwendung einer vorläufigen oder selbst erfundenen Steuernummer → Niemals eine nicht-offizielle Steuernummer verwenden
Vergessen der Nachreichung nach Erhalt der Steuernummer → System zur Erinnerung einrichten, um Kunden zu informieren
Unvollständige sonstige Pflichtangaben → Checkliste für Rechnungspflichtangaben verwenden

Alternativen und praktische Lösungen

Wenn du dringend Rechnungen stellen musst, aber noch keine Steuernummer hast, gibt es mehrere praktikable Alternativen:

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Alternative

Die USt-IdNr. kann schneller beantragt werden und ist eine vollwertige Alternative zur Steuernummer:

Beantragung online beim Bundeszentralamt für Steuern
Voraussetzung: Du musst bereits beim Finanzamt gemeldet sein
Vorteile: Schnellere Bearbeitung, besonders wichtig für EU-Geschäfte
Nachteile: Nicht für alle Unternehmensformen sofort verfügbar

Übergangsweise Lösungen für dringende Fälle

Anzahlung und Teilrechnungen
- Vereinbare Anzahlungen mit deinen Kunden
- Stelle eine vorläufige Rechnung und später die endgültige Rechnung
- Verweise auf die ausstehende Steuernummer
Gutschriften durch den Leistungsempfänger
- Der Kunde erstellt eine Gutschrift über deine Leistung
- Besonders bei B2B-Geschäften praktikabel
- Entlastet dich von der Rechnungsstellungspflicht
Proforma-Rechnungen
- Keine echte Rechnung im steuerrechtlichen Sinne
- Kann als Zwischenlösung zur Dokumentation dienen
- Muss später durch eine korrekte Rechnung ersetzt werden
Kooperation mit etablierten Unternehmen
- Zusammenarbeit mit einem Unternehmen, das die Rechnungsstellung übernimmt
- Subunternehmer-Verhältnis kann vorübergehend hilfreich sein
- Beachte hierbei die steuerlichen Implikationen

Die Nachweispflicht im Blick behalten

Dokumentation aller Vorgänge

Während du auf deine Steuernummer wartest, ist es wichtig, alle geschäftlichen Vorgänge sorgfältig zu dokumentieren:

Führe ein Rechnungsjournal mit allen ausgestellten Rechnungen
Bewahre Kopien aller vorläufigen Rechnungen auf
Dokumentiere die Kommunikation mit dem Finanzamt
Erstelle eine Liste aller Kunden, die eine aktualisierte Rechnung erhalten müssen

Nachreichung der Steuernummer

Sobald du deine Steuernummer erhalten hast:

Informiere alle Kunden schriftlich über deine Steuernummer
Stelle aktualisierte Rechnungen mit der korrekten Steuernummer aus
Verwende ab sofort die Steuernummer auf allen neuen Rechnungen
Dokumentiere die Nachreichung für deine Unterlagen

Branchenspezifische Besonderheiten

Freiberufler vs. Gewerbetreibende

Die Anforderungen können je nach Tätigkeitsbereich variieren:

Für Freiberufler:

Keine Gewerbeanmeldung erforderlich
Direkte Anmeldung beim Finanzamt
Teilweise vereinfachte Buchführungspflichten

Für Gewerbetreibende:

Gewerbeanmeldung ist Voraussetzung
Meist komplexere steuerliche Anforderungen
Eventuell IHK-Pflichtmitgliedschaft zu beachten

Digitale Dienstleister und Online-Händler

Besondere Regelungen gelten für:

Digitale Dienstleister
- Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen besondere Mehrwertsteuerregeln
- Oft besonders wichtig: USt-IdNr. für EU-Geschäfte
- Beachte das One-Stop-Shop-Verfahren für digitale Leistungen
Online-Händler
- Beachte Marktplatz-Regelungen (z.B. Amazon, eBay)
- Gegebenenfalls Registrierung in anderen EU-Ländern notwendig
Plattform-basierte Geschäftsmodelle
- Bei Nutzung von Plattformen wie Fiverr, Upwork etc. erfolgt die Rechnungsstellung oft über die Plattform
- Klärung der steuerlichen Verantwortlichkeiten notwendig

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Grundlegende Fragen zur Rechnungsstellung ohne Steuernummer

Darf ich eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben? Ja, du darfst eine Rechnung ohne Steuernummer ausstellen, solange du einen entsprechenden Hinweis auf die spätere Nachreichung anbringst und alle anderen Pflichtangaben erfüllst.

Kann ich eine vorläufige oder selbst erstellte Steuernummer verwenden? Nein, du darfst keine selbst erfundene oder vorläufige Steuernummer verwenden. Die vom Finanzamt intern verwendeten vorläufigen Nummern sind nicht für die Rechnungsstellung geeignet.

Wie lange darf ich Rechnungen ohne Steuernummer ausstellen? Es gibt keine gesetzliche Frist, aber du solltest die Steuernummer so bald wie möglich nachreichen. Als Best Practice gilt, nicht länger als 2-3 Monate ohne Steuernummer zu fakturieren.

Praktische Aspekte der Rechnungsstellung

Muss ich alle Rechnungen korrigieren, wenn ich meine Steuernummer erhalte? Ja, du solltest allen Kunden, denen du Rechnungen ohne Steuernummer ausgestellt hast, eine korrigierte Version mit der Steuernummer zukommen lassen.

Kann ich eine Rechnung mit USt-IdNr. statt Steuernummer ausstellen? Ja, die USt-IdNr. ist eine vollwertige Alternative zur Steuernummer und kann auf Rechnungen verwendet werden.

Was passiert, wenn ich gar keine Steuernummer auf meinen Rechnungen angebe? Rechnungen ohne Steuernummer und ohne entsprechenden Hinweis sind formal nicht korrekt. Dies kann zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen und dem Leistungsempfänger kann der Vorsteuerabzug verweigert werden.

Fortgeschrittene Fragen

Benötige ich bei einer Rechnung ins EU-Ausland eine Steuernummer? Bei Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland ist die USt-IdNr. wichtiger als die nationale Steuernummer. Für die steuerliche Abwicklung innerhalb der EU ist sie unverzichtbar.

Kann ich bei kleineren Beträgen auf eine korrekte Rechnung verzichten? Nein, die Pflicht zur korrekten Rechnungsstellung besteht unabhängig vom Rechnungsbetrag. Allerdings gelten für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) vereinfachte Anforderungen.

Wie gehe ich mit Daueraufträgen oder Abonnements um, wenn die Steuernummer noch fehlt? Bei regelmäßigen Leistungen solltest du die erste Rechnung mit dem Hinweis auf die fehlende Steuernummer versehen und nach Erhalt der Steuernummer eine korrigierte Version ausstellen. Alle weiteren Rechnungen können dann mit der Steuernummer ausgestellt werden.

Fazit: Mit Sicherheit rechnen – auch ohne Steuernummer

Die Wartezeit auf die Steuernummer muss dich nicht daran hindern, deine Geschäftstätigkeit aufzunehmen und Rechnungen zu stellen. Solange du die rechtlichen Rahmenbedingungen beachtest und transparente Kommunikation mit deinen Kunden pflegst, kannst du auch in dieser Übergangsphase professionell arbeiten.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

Eine Rechnung ohne Steuernummer ist rechtlich zulässig, wenn ein entsprechender Hinweis angebracht wird
Alle anderen Pflichtangaben müssen trotzdem vollständig sein
Die USt-IdNr. ist eine praktische Alternative zur Steuernummer
Nach Erhalt der Steuernummer sollte diese nachgereicht werden
Gute Dokumentation aller Geschäftsvorgänge ist essentiell

Starte deine Selbstständigkeit mit Zuversicht – auch wenn das Finanzamt noch an deiner Steuernummer arbeitet!

Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am 04.03.2025

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Bei konkreten Rechtsfragen wende dich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.

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Rechnung ohne Steuernummer schreiben: Kompletter Leitfaden 2025

John Neufeldt